Le service des achats de la XCL World Academy est le point de contact unique pour toutes les activités de commande et d'approvisionnement centralisées. Cette politique établit le cadre et les lignes directrices pour l'acquisition de biens et de services auprès de fournisseurs externes.
L'école encourage les fournisseurs à se rapprocher directement de la Direction des Achats. Il est fortement conseillé aux fournisseurs de ne pas fournir de biens ou de services à l'école sans avoir obtenu un bon de commande autorisé du département des achats de XCL World Academy. Toute acquisition de biens et de services nécessiterait l'émission d'un bon de commande en tant qu'engagement écrit de XCL World Academy envers des fournisseurs externes.
Veuillez noter que les utilisateurs finaux (« demandeurs ») au sein de l'école ne ne pas ont le pouvoir de passer des bons de commande ou de signer des contrats/accords avec des parties externes au nom de XCL World Academy. Les achats effectués au nom de l'école sans bon de commande autorisé seront considérés comme invalides par XCL World Academy. XCL World Academy sera ne pas être tenu d'effectuer tout paiement pour ces biens ou services.
Le contrôle réussi des commandes et des achats au sein de l'école est une tâche complexe et par la mise en œuvre efficace de cette politique, nous visons à :
- contribuer aux contrôles internes par lesquels l'école s'assure que ses finances sont correctement gérées,
- s'assurer que les approbations appropriées sont obtenues et que la séparation des tâches est respectée.
- démontrer que nous nous efforçons activement d'obtenir et de fournir la meilleure valeur marchande,
- parvenir à une compréhension commune de la façon dont nous passons les commandes et payons les biens et services.
L'école peut sélectionner un fournisseur de biens et de services en utilisant un certain nombre de méthodes, notamment :
- obtenir des devis officiels des fournisseurs
- appel d'offres
Nouveaux fournisseurs
Un fournisseur qui souhaite devenir un fournisseur de XCL World Academy doit effectuer un processus d'enregistrement de fournisseur et fournir les documents suivants, mais sans s'y limiter :
Processus d'achat
- L'achat de biens et de services auprès de tiers commence lorsque le demandeur lance une demande interne.
- Le service des achats recherchera et évaluera les fournisseurs par le biais d'un processus d'appel d'offres afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix sur le marché de l'approvisionnement. Les demandes seront partagées avec le demandeur.
- Toutes les demandes nécessitent une ou plusieurs approbations du supérieur hiérarchique du demandeur. Un bon de commande sera ne pas être délivré jusqu'à ce que toutes les approbations applicables aient été obtenues.
- Une fois toutes les approbations reçues, le bon de commande sera émis par le service des achats et envoyé au fournisseur par voie électronique. En cas de divergence dans un bon de commande, le fournisseur devra en informer le Service Achats dans les 3 jours à compter de la date de réception du bon de commande, faute de quoi il sera considéré que le bon de commande a été accepté par le fournisseur.
- Le bon de commande sera approuvé pour paiement une fois :
- les biens/services ont été reçus par le demandeur
- la facture a été envoyée au service financier
Facturation/Facturation
- Veuillez vous assurer que la facture contient une référence à un numéro de bon de commande.
- Les factures doivent être postées rapidement après leur livraison au service financier à finance@xwa.edu.sg.
- Les paiements ne seront émis que le 15 ou le 30 du mois suivant la date d'échéance du paiement. Les transactions qui tombent un jour férié/non ouvrable seront traitées le jour ouvrable suivant.
Livraison
L'expédition est directe vers le campus de la XCL World Academy situé à 2, rue Yishun 42, 768039.
Heure de livraison: 9h30 à 12h00 et 4h00 à 5h00 (lundi-vendredi).
N'hésitez pas à contacter notre équipe d'approvisionnement si vous avez des questions.
Courriel : achats@xwa.edu.sg
Téléphone: (65) 6808 7321
