แผนกจัดซื้อจัดจ้าง XCL World Academy เป็นจุดติดต่อเดียวสำหรับกิจกรรมการสั่งซื้อและการจัดซื้อจากส่วนกลางทั้งหมด นโยบายนี้กำหนดกรอบและแนวทางในการได้มาซึ่งสินค้าและบริการจากซัพพลายเออร์ภายนอก
โรงเรียนสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ติดต่อประสานงานโดยตรงกับฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง ซัพพลายเออร์ไม่ควรให้สินค้าหรือบริการแก่โรงเรียนโดยไม่ได้รับคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตจากแผนกจัดซื้อจัดจ้าง XCL World Academy การได้มาซึ่งสินค้าและบริการใดๆ จะต้องมีการออกใบสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษรจาก XCL World Academy ถึงซัพพลายเออร์ภายนอก
โปรดทราบว่าผู้ใช้ปลายทาง ("ผู้ขอ") ภายในโรงเรียนไม่มีอำนาจในการออกใบสั่งซื้อหรือลงนามในสัญญา/ข้อตกลงใดๆ กับบุคคลภายนอกในนามของ XCL World Academy การซื้อในชื่อของโรงเรียนโดยไม่มีคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตจะถือว่า XCL World Academy ถือเป็นโมฆะ XCL World Academy จะไม่รับผิดชอบในการชำระค่าสินค้าหรือบริการดังกล่าว
การควบคุมการสั่งซื้อและการจัดซื้อภายในโรงเรียนที่ประสบความสำเร็จเป็นงานที่ซับซ้อน และด้วยการดำเนินการตามนโยบายนี้อย่างมีประสิทธิภาพ เรามุ่งหวังที่จะ:
- มีส่วนร่วมในการควบคุมภายในโดยที่โรงเรียนทำให้มั่นใจว่าการเงินของโรงเรียนได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการอนุมัติที่เหมาะสม และสังเกตการแบ่งแยกหน้าที่
- แสดงให้เห็นว่าเรามุ่งมั่นอย่างแข็งขันเพื่อให้ได้มาซึ่งมูลค่าตลาดที่ดีที่สุด
- บรรลุความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับวิธีที่เราสั่งซื้อและชำระค่าสินค้าและบริการ
โรงเรียนอาจเลือกซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าและบริการโดยใช้วิธีการต่างๆ ได้แก่:
- รับใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการจากซัพพลายเออร์
- เรียกประกวดราคา
ซัพพลายเออร์ใหม่
ซัพพลายเออร์ที่มีความสนใจในการเป็นซัพพลายเออร์ของ XCL World Academy จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนการลงทะเบียนผู้ขาย และจัดเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้ แต่ไม่จำกัดเฉพาะ:
ขั้นตอนการจัดซื้อ
- การซื้อสินค้าและบริการจากบุคคลภายนอกเริ่มต้นด้วยผู้ร้องขอที่เริ่มต้นการร้องขอภายใน
- ฝ่ายจัดซื้อจะจัดหาและประเมินซัพพลายเออร์ผ่านกระบวนการประกวดราคาเพื่อให้ได้มูลค่าที่ดีที่สุดจากตลาดอุปทาน คำขอจะถูกแบ่งปันกับผู้ขอ
- คำขอทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการสายงานของผู้ขอ จะไม่มีการออกใบสั่งซื้อจนกว่าจะได้รับการอนุมัติที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
- เมื่อได้รับการอนุมัติทั้งหมดแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะออกใบสั่งซื้อและส่งไปยังซัพพลายเออร์ทางอิเล็กทรอนิกส์ หากใบสั่งซื้อมีความแตกต่างกัน ซัพพลายเออร์ควรแจ้งแผนกจัดซื้อภายใน 3 วัน นับจากวันที่ได้รับใบสั่งซื้อ มิฉะนั้นจะถือว่าซัพพลายเออร์ยอมรับใบสั่งซื้อแล้ว
- ใบสั่งซื้อจะได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงินครั้งเดียว:
- ผู้ขอได้รับสินค้า/บริการแล้ว
- ส่งใบแจ้งหนี้ให้ฝ่ายการเงินแล้ว
การเรียกเก็บเงิน/การออกใบแจ้งหนี้
- โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีการอ้างอิงถึงหมายเลขใบสั่งซื้อ
- ควรส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ทันทีหลังจากส่งถึงแผนกการเงินที่ Finance@xwa.edu.sg.
- การชำระเงินจะออกในวันที่ 15 หรือ 30 ของเดือนถัดจากวันครบกำหนดชำระเงินเท่านั้น ธุรกรรมที่ตรงกับวันหยุดนักขัตฤกษ์/ไม่ใช่วันทำการ จะดำเนินการในวันทำการถัดไป
จัดส่ง
การจัดส่งโดยตรงไปยังวิทยาเขต XCL World Academy ซึ่งตั้งอยู่ที่ 2 ถนนอี้ชุน 42, 768039
เวลาจัดส่ง: 9:30 น. ถึง 12:00 น. และ 4:00 น. - 5:00 น. (วันจันทร์-วันศุกร์)
โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อทีมจัดซื้อของเราหากคุณมีคำถามใดๆ
อีเมล: จัดซื้อจัดจ้าง@xwa.edu.sg
โทรศัพท์: (65) 6808 7321
