Phòng thu mua của XCL World Academy là đầu mối liên hệ duy nhất cho tất cả các hoạt động đặt hàng và thu mua tập trung. Chính sách này đặt ra quy định và hướng dẫn cho việc mua lại hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài.
Nhà trường khuyến khích các nhà cung cấp liên lạc trực tiếp với Phòng thu mua. Các nhà cung cấp được khuyến cáo không cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho trường mà không có đơn đặt hàng được ủy quyền từ Phòng thu mua của XCL World Academy . Bất kỳ hoạt động mua lại hàng hóa và dịch vụ nào cũng cần phải có đơn đặt hàng dưới dạng cam kết bằng văn bản từ XCL World Academy với các nhà cung cấp bên ngoài.
Xin lưu ý rằng người sử dụng ("Người yêu cầu") trong trường KHÔNG có quyền đưa ra bất kỳ đơn đặt hàng nào hoặc ký bất kỳ hợp đồng / thỏa thuận nào với các bên ngoài dưới danh nghĩa của XCL World Academy . Các giao dịch mua nhân danh trường học mà không có đơn đặt hàng được ủy quyền sẽ bị XCL World Academy coi là không hợp lệ. XCL World Academy sẽ KHÔNG chịu trách nhiệm thanh toán bất kỳ khoản thanh toán nào cho hàng hóa hoặc dịch vụ đó.
Việc kiểm soát thành công việc đặt hàng và mua hàng trong trường học là một nhiệm vụ thách thức, và bằng cách thực hiện hiệu quả các chính sách, chúng tôi hướng tới:
- đóng góp vào các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo rằng tài chính của mình được quản lý hợp lý,
- đảm bảo rằng có được sự chấp thuận thích hợp và tuân thủ sự phân công từng nhiệm vụ cụ thể,
- chứng minh rằng chúng tôi tích cực cố gắng thu mua và cung cấp sản phẩm với giá thấp nhất
- đạt được sự thống nhất về cách chúng tôi đặt hàng và thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ.
Nhà trường có thể lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ bằng một số phương pháp, bao gồm:
- nhận báo giá chính thức từ nhà cung cấp
- kêu gọi đấu thầu
Nhà cung cấp mới
Nhà cung cấp muốn trở thành nhà cung cấp cho XCL World Academy phải thực hiện quy trình Đăng ký nhà cung cấp và cung cấp các tài liệu sau:
Quá trình mua hàng
- Việc mua hàng hóa và dịch vụ từ các bên bên ngoài bắt đầu với việc "Người yêu cầu " bắt đầu yêu cầu nội bộ.
- Bộ phận thu mua sẽ tìm nguồn và đánh giá các nhà cung cấp thông qua quá trình đấu thầu cạnh tranh để thu được giá trị tốt nhất từ thị trường cung ứng. Yêu cầu sẽ được chia sẻ với Người yêu cầu.
- Tất cả các yêu cầu cần có (các) phê duyệt từ Người quản lý trực tiếp của Người yêu cầu. Đơn đặt hàng sẽ KHÔNG được phát hành cho đến khi nhận được tất cả các phê duyệt hiện hành.
- Sau khi nhận được tất cả (các) phê duyệt, đơn đặt hàng sẽ do Bộ phận đấu thầu phát hành và gửi đến nhà cung cấp dưới dạng điện tử. Nếu có bất kỳ sai lệch nào trong đơn đặt hàng, nhà cung cấp cần thông báo cho Bộ phận mua sắm trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được đơn đặt hàng, nếu không sẽ được coi là đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp chấp nhận.
- Đơn mua hàng sẽ được duyệt thanh toán một lần:
- Người yêu cầu đã nhận được hàng hóa / dịch vụ
- hóa đơn đã được gửi đến Phòng Tài chính
Xuất hóa đơn
- Vui lòng đảm bảo hóa đơn có thông tin liên quan đến mã đơn hàng đã đặt
- Các hóa đơn phải được gửi ngay sau khi chuyển đến Bộ phận Tài chính theo địa chỉ finance@xwa.edu.sg.
- Thanh toán sẽ chỉ được phát hành vào ngày 15 hoặc 30 của tháng sau ngày đến hạn thanh toán. Các giao dịch rơi vào ngày nghỉ lễ / ngày không làm việc sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Vận chuyển
Lô hàng được chuyển trực tiếp đến khuôn viên Học viện Thế giới XCL tọa lạc tại 2 Đường Yishun 42, 768039.
Thời gian giao hàng: 9h30-12h00 & 4h00-5h00 chiều (Thứ XNUMX - Thứ XNUMX).
Vui lòng liên hệ với Nhóm thu mua của chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Email: procurement@xwa.edu.sg
Điện thoại: (65) 6808 7321
