Politique de confidentialité

INTRODUCTION / OBJET

L'une des valeurs principales de l'école est la protection de la vie privée et la confidentialité des informations personnelles détenues sur les membres de la communauté scolaire, en particulier celles dont nous collectons, traitons et stockons les informations personnelles. Dans le cadre de cet engagement, la protection des informations personnelles de nos élèves est considérée comme essentielle.

L'objectif de cette politique est d'être transparent sur :
● Comment et pourquoi nous collectons des informations personnelles, comment nous pouvons utiliser ces informations et avec qui nous pouvons les partager et pourquoi.
● Les mesures que nous prenons pour protéger la sécurité des informations personnelles que nous collectons, traitons et stockons.
● Comment les familles peuvent contacter l'école pour obtenir des réponses à leurs questions concernant nos pratiques en matière de confidentialité et comment les parents et les élèves peuvent exercer leurs droits sur leurs informations personnelles.

L'école s'engage fermement à respecter toutes les réglementations pertinentes et les meilleures pratiques acceptées qui concernent la protection des informations personnelles et la protection de l'enfance.

CHAMP D'APPLICATION

Cette politique vise à fournir des informations et des directives sur le traitement des informations personnelles appartenant aux parents et aux élèves, qui sont collectées, traitées et stockées par l'école.

Elle décrit le type d'informations personnelles que l'école collecte, comment ces informations sont traitées, comment et à qui elles sont divulguées, et comment elles peuvent être consultées.

L'école traite les informations personnelles concernant les élèves actuels, anciens et futurs, ainsi que leurs parents, représentants légaux ou tuteurs (désignés dans cette politique comme « parents »), ainsi que tout tiers qui, avec leur consentement, communique leurs informations personnelles.

Les employés de l'école, les parents et les élèves sont tous encouragés à lire cette politique et à comprendre les obligations de l'école envers l'ensemble de sa communauté.

TERMES ET DÉFINITIONS

● Informations personnelles : Toute information concernant une personne identifiable qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant. Elle peut s'appliquer à un seul individu ou être liée directement ou indirectement à un individu. L'information peut également être appelée « donnée » ou « donnée personnelle ».
● Informations d'emploi : Informations personnelles collectées pour le traitement des candidatures d'étudiants et des laissez-passer (le cas échéant).
● Propriétaire des informations personnelles : Désigne la personne identifiée par les informations personnelles, par exemple, noms complets, date de naissance, profession, titre, adresses de contact, adresses e-mail, numéros de téléphone, numéro d'identification, numéro de passeport.
● Informations personnelles sensibles : Toute information liée à la vie privée ou à l'intimité personnelle des propriétaires d'informations personnelles, ou information sur l'intimité familiale d'un individu telle que le courrier, le téléphone, l'échange d'informations électroniques privées d'un individu. Il peut également s'agir de secrets personnels, par exemple, dossiers médicaux, numéros de carte de crédit et autres secrets personnels. Cela inclut les informations de santé, les caractéristiques physiques et comportementales d'une personne, les informations biométriques permettant l'identification de cette personne (par exemple, empreintes digitales, etc.) et les informations relatives aux caractéristiques génétiques d'une personne physique, qu'elles soient innées ou acquises, qui offrent des informations sur la santé mentale ou physique de cette personne. Les informations personnelles sensibles sont également liées aux croyances religieuses ou autres, à l'orientation sexuelle, à la santé, à la race, à l'origine ethnique, aux casiers judiciaires, etc.
● Informations de santé : Toute information ou opinion concernant la santé physique, mentale ou psychologique ou le handicap d'une personne. Cela peut inclure une opinion sur l'état de santé et les antécédents médicaux d'une personne, les besoins spéciaux, le statut vaccinal et les allergies, ainsi que les dossiers de conseil.
● Individu : La personne physique identifiée ou identifiable à laquelle l'information se réfère.
● Responsable du traitement : Détermine la ou les finalités de la collecte et du traitement des données personnelles, les types d'informations personnelles et la base légale de ce traitement.
● Opérateur : Est responsable du traitement des informations personnelles, mais uniquement sur les instructions écrites explicites du responsable du traitement.
● Traitement des informations : Toute action relative aux informations personnelles détenues, par exemple, la commande, le stockage, l'ajout, la modification, la copie, la manipulation, le signalement, l'impression ou la récupération électroniques ou manuels d'informations personnelles détenues électroniquement ou dans un système de classement papier manuel.
● Délégué à la protection des données (DPO) : Un professionnel indépendant et un membre du personnel dont la responsabilité est de s'assurer que l'école protège correctement les informations personnelles des individus conformément à la législation en vigueur.
● Informations confidentielles : Informations qui doivent être gardées secrètes et privées.
● Consentement : doit être compris comme toute déclaration de volonté « libre, spécifique, éclairée et univoque » qui indique les souhaits de l'individu par laquelle l'individu, soit par une déclaration, soit par une action affirmative claire, confirme son accord au traitement des informations personnelles par l'école pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
● Traitement des informations : Toute opération effectuée sur des informations personnelles, telle que la collecte, l'édition, l'utilisation, le stockage, le transfert, la modification, la suppression, le partage et la publication, que ce soit par des moyens automatisés ou manuels.
● Délégué à la protection des données (« DPO ») : La personne désignée par l'école dont la responsabilité est de s'assurer que l'école protège correctement les informations personnelles des individus conformément à la législation en vigueur et à la politique de l'école.
● Pseudonymisation : Le traitement des informations personnelles de telle manière que les informations personnelles ne puissent plus être attribuées à un individu spécifique sans l'utilisation d'informations supplémentaires, à condition que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et fassent l'objet de mesures techniques et organisationnelles pour garantir que les informations personnelles ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable.
● Représentant : une personne qui agit au nom d'un individu, par exemple, le tuteur légal d'un mineur.
● Tiers : toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou tout autre organisme autre que les individus qui sont autorisés à traiter des informations personnelles.
● Intérêts légitimes : se réfèrent aux droits et libertés des individus qui pourraient être affectés par le traitement des informations personnelles effectué par l'école. Les finalités du traitement des informations personnelles doivent être fondées sur une base légale.
● Droits de l'individu : Le propriétaire des informations personnelles a le droit d'exiger de l'école qu'elle mette à jour, modifie et supprime ses informations personnelles que l'école collecte, traite et stocke ; et de cesser la fourniture de ses informations personnelles à un tiers.
● Personnes concernées : Ce concept est lié aux propriétaires des informations personnelles qui ont été endommagées. Dans le contexte scolaire, il peut s'agir des parents, des élèves, des employés, etc.
● Mineur : Personnes de moins de 18 ans. Dans ce cas, les mineurs auraient besoin de la supervision parentale et du consentement en leur nom.
● Responsabilité parentale : Désigne les droits légaux, les devoirs, les pouvoirs, les responsabilités et l'autorité qu'un parent a pour un enfant et l'éducation de l'enfant. Une personne ayant la responsabilité parentale d'un enfant a le droit d'être informée et de prendre des décisions concernant ses informations académiques, ses soins et son éducation. Les décisions importantes dans la vie d'un enfant doivent être convenues avec toute autre personne ayant la responsabilité parentale.

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OBLIGATIONS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

En vertu de la loi sur la protection des données personnelles (PDPA), l'école a les obligations suivantes pour protéger les données personnelles qui lui sont confiées.

1. Obligation de responsabilisation : L'école doit prendre des mesures pour s'assurer qu'elle respecte ses obligations en vertu de la PDPA, telles que la mise à disposition, sur demande, d'informations sur ses politiques, pratiques et processus de traitement des plaintes en matière de protection des données, la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) et la mise à disposition du public des coordonnées professionnelles.
2. Obligation de notification : Informer les personnes des finalités pour lesquelles votre organisation a l'intention de collecter, d'utiliser ou de divulguer leurs données personnelles.
3. Obligation de consentement : Ne collecter, utiliser ou divulguer des données personnelles qu'aux fins pour lesquelles une personne a donné son consentement. L'école obtiendra le consentement des personnes pour le traitement de leurs données, principalement pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation, sauf lorsque la loi prévoit des exemptions, accorde une autorisation ou crée une exigence pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles.
   o Les exigences en matière de consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation d'informations personnelles peuvent varier selon les circonstances et le type d'informations personnelles destinées à être collectées, utilisées ou divulguées.
   o Pour déterminer si un consentement est requis et, le cas échéant, quelle forme de consentement est appropriée, l'école prendra en compte à la fois la sensibilité des informations personnelles et les finalités pour lesquelles l'école utilisera ces informations.
   o Le consentement peut être exprès, implicite (y compris par l'utilisation d'un consentement « d'opt-out » le cas échéant) ou présumé. Par exemple, si une personne fournit à l'école son adresse postale et demande des informations personnelles concernant un service particulier, le consentement à utiliser l'adresse pour fournir les informations demandées peut être implicite.
   o En donnant un préavis écrit raisonnable à l'école, une personne peut retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses informations personnelles. Dès réception de l'avis de retrait de consentement, l'école informera la personne des conséquences probables du retrait de son consentement et, sauf si la loi l'exige ou le permet autrement, l'école cessera de collecter, d'utiliser ou de divulguer les informations personnelles comme demandé.
   o Si une personne fournit à l'école ou à ses prestataires de services ou agents des informations personnelles concernant un individu, cette personne déclare qu'elle dispose de toutes les autorisations nécessaires et/ou a obtenu tous les consentements nécessaires de cet individu pour permettre à l'école de collecter, utiliser et divulguer ces informations personnelles aux fins énoncées dans la présente Politique.
4. Obligation de limitation de la finalité : L'école ne collecte des informations personnelles qu'aux fins qu'une personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances données et pour lesquelles la personne a donné son consentement.

L'école ne peut pas, comme condition à la fourniture d'un produit ou d'un service, exiger de la personne qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses données personnelles au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir ce produit ou service.

5. Obligation d'exactitude : L'école déploie des efforts raisonnables pour s'assurer que les données personnelles collectées sont exactes et complètes, en particulier si elles sont susceptibles d'être utilisées pour prendre une décision affectant la personne concernée ou d'être divulguées à une autre organisation.
6. Obligation de protection : Des mesures de sécurité raisonnables doivent être mises en place pour protéger les données personnelles en possession de l'école afin de prévenir l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation non autorisés ou des risques similaires. Les informations personnelles doivent être conservées en toute sécurité et protégées par des mesures techniques et organisationnelles garantissant un degré approprié de sécurité, d'intégrité, de confidentialité et de vie privée.
7. Obligation de limitation de la conservation : Cesser la conservation des données personnelles ou les éliminer de manière appropriée lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales ou légales.
8. Obligation de limitation du transfert : Transférer des données personnelles vers un autre pays uniquement conformément aux exigences prescrites par la réglementation, afin de garantir que le niveau de protection est comparable à la protection prévue par la PDPA, sauf exemption du PDPC.
9. Obligation d'accès et de rectification : Sur demande, l'école doit fournir aux personnes concernées l'accès à leurs données personnelles ainsi que des informations sur la manière dont les données ont été utilisées ou divulguées dans l'année précédant la demande.

L'école est également tenue de corriger toute erreur ou omission dans les données personnelles d'une personne dès que possible et d'envoyer les données corrigées aux autres écoles auxquelles les données personnelles ont été divulguées (ou aux écoles sélectionnées auxquelles la personne a consenti), dans l'année précédant la correction.

10. Obligation de notification en cas de violation de données : En cas de violation de données, l'école doit prendre des mesures pour évaluer si elle est notifiable. Si la violation de données est susceptible d'entraîner un préjudice important pour les personnes concernées et/ou est d'une ampleur significative, l'école est tenue d'informer le PDPC et les personnes concernées dès que possible.
11. Obligation de portabilité des données : À la demande de la personne concernée, l'école est tenue de transmettre les données de la personne qui sont en possession de l'organisation ou sous son contrôle, à une autre organisation dans un format couramment utilisé et lisible par machine.

QUELLES INFORMATIONS L'ÉCOLE COLLECTE-T-ELLE ?

L'école collecte les types d'informations suivants :

1. Informations personnelles concernant les élèves, leurs parents ou tuteurs et leurs représentants, fournies directement par eux ou leurs personnes autorisées.
2. Informations concernant les bénévoles, les visiteurs, les sous-traitants, les clients, les conseillers ainsi que celles de ses filiales et des agents tiers impliqués dans le soutien des activités de l'école, fournies directement par eux ou leurs représentants.
3. Informations concernant des tiers ou des élèves ou clients potentiels intéressés par les services de l'école et ayant donné leur consentement au traitement de leurs données personnelles aux fins énoncées dans la présente politique.

COMMENT COLLECTONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES

1. En personne et par téléphone : auprès des élèves et de leur famille, du personnel, des visiteurs, des prestataires et d'autres personnes.
2. À partir de la documentation électronique et papier : y compris les e-mails, les factures, les formulaires d'inscription, les courriers adressés à l'école, les formulaires médicaux, les formulaires de consentement (par exemple : inscription, activités extrascolaires, etc.), les sites web de notre école ou les médias sociaux contrôlés par l'école.
3. Outils en ligne : tels que les applications et autres logiciels utilisés par l'école.
4. Photographies ou autres contenus audiovisuels à des fins éducatives ou commerciales, avec information et consentement appropriés de la personne.
5. Caméras de vidéosurveillance situées dans l'école.
6. Systèmes de géolocalisation intégrés aux moyens de transport (le cas échéant).

DROITS DES PERSONNES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

L'école reconnaît les droits suivants des personnes concernant leurs données personnelles :

1. Le droit d'être informé : Les personnes ont le droit d'être informées de la collecte et de l'utilisation de leurs données personnelles. L'école doit fournir des informations, au moment de la collecte, sur les finalités du traitement de leurs données personnelles, les périodes de conservation des données et les destinataires de ces données. C'est ce qu'on appelle les « informations de confidentialité ».
2. Le droit d'accès : Les personnes ont le droit d'accéder à leurs données personnelles, ce qui est communément appelé « demande d'accès aux données ». Elle peut être faite verbalement ou par écrit et est gratuite.
3. Droit de rectification : Les personnes ont le droit d'obtenir sans délai excessif :
   a. La rectification des données personnelles inexactes.
   b. D'obtenir que les données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
4. Droit à l'effacement : Les personnes ont le droit d'obtenir l'effacement de leurs données personnelles si l'un des motifs suivants s'applique :
   a. Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
   b. Les données personnelles ont été collectées sans consentement ou la personne souhaite retirer son consentement.
   c. La personne souhaite exercer son droit d'opposition au traitement des données personnelles et il n'existe pas de motifs légitimes impérieux justifiant ce traitement.
   d. Les données personnelles ont été traitées illégalement.
   e. The personal information needs to be erased for compliance with a legal obligation.
   f. The personal information has been collected in relation to online shopping.
5. Right to restriction of processing: The school will implement and maintain appropriate procedures to assess whether an individual’s request to restrict the handling of personal information can be implemented. Where the request for restriction of processing is carried out, then the school will write to the individual confirming that the restriction has been implemented and when the restriction is lifted.
6. Right to information portability: The school handles personal information because there is a legal basis for it. Where the school has collected personal information by consent or by contract, then individuals have the right to receive the information in electronic format or to give the file to another School.
7. Right to object: Individuals have the right to object to the handling of personal information in specific circumstances. Where such an objection is received, the school will assess each case on its merits.
8. Right not to be subject to automated decision making: Individuals have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, where such decisions would have a legal or significant effect concerning the individual. At present there is no automated processing within the school. If in the future such processing is undertaken, the school will ensure that where systems are implemented, an appropriate right of appeal is available.
9. Right to complain: The school is committed to provide a complaints process whereby individuals can contact the DPO directly. The DPO will process the complaint to a satisfactory conclusion for both parties.
10. Right to withdraw your consent: Individuals have the right to withdraw consent freely and at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of the handling of personal information based on consent before its withdrawal.

SUBJECT ACCESS REQUEST PROCEDURE

An individual can exercise the rights at any time by sending a written request to the School’s DPO and attaching a proof of identity.

If a member of the school staff or the DPO receives an information request, the “Exercise of Rights on Personal Information Form” will be sent to the requester in the first instance to be completed and returned. This form and the policy must be available in a common folder of the school or it will be provided by the DPO.

The information or the right must be provided or complied to the individual without delay, and at the latest, within one month of receipt of the request. This request is completely free unless it is manifestly unfounded (i.e. when the individual clearly has no intent to exercise their right of access, such as when the request is an excuse to make unsubstantiated accusations against the school) or excessive (i.e. when the request overlaps with a recently submitted “Exercise of Rights on Personal Information Form”).

WHY THE SCHOOL NEEDS TO PROCESS PERSONAL INFORMATION

Consent is the basis for handling of personal information and it must be freely given, specific, informed, unambiguous and granted under solid information that the school guarantees at all times. Consent is our legitimation for the handling of personal information.

In order to carry out ordinary duties to students and parents, the school may process a wide range of personal information about individuals (including current, past and prospective students or parents) as part of its daily operation. Some of this activity needs to be carried out in order to fulfil their rights, duties or obligations, including those developed under a contract with parents or students.

Other uses of personal information will be made in accordance with the school’s legitimate interests, or the legitimate interests of another, provided that these are not outweighed by the impact on individuals, and provided it does not involve special or sensitive types of information. The school expects that the following uses may fall within that category of “legitimate interests”:

1. For the purposes of student selection (and to confirm the identity of prospective students and their parents);
2. To provide education services, physical training or spiritual development, career services, extra-curricular activities and monitoring students’ progress and educational needs.
3. To provide school transport services, catering, specialised care, etc.
4. Maintaining relationships with Alumnae and the School community, including direct marketing or fundraising activity.
5. For the purposes of donor due diligence, if applicable, and to confirm the identity of prospective donors and their background and relevant interests.
6. For the purposes of management planning and forecasting, research, and statistical analysis, including that imposed or provided for by law (such as diversity or gender pay gap analysis and taxation records).
7. To enable relevant authorities to monitor the school´s performance and to intervene or assist with incidents as appropriate.
8. To give and receive information and references about past, current and prospective students, to/from any educational institution that the student attended or where it is proposed they attend; and to provide references to potential employers of past students.
9. To enable students to take part in national or other assessments, and to publish the results of public examinations or other achievements.
10. To safeguard students’ welfare and provide appropriate pastoral care.
11. To fulfil the school´s contractual and legal obligations.
12. To monitor (as appropriate) use of the School’s ICT and communications systems.
13. To make use of photographic images of students in the school´s publications on the school´s website and (where appropriate) on the school’s social media channels.
14. For security purposes, including CCTV.
15. Where otherwise reasonably necessary for the school’s purposes, including to obtain appropriate professional advice and insurance for the school.

In addition, the school may need to process a special category of personal information (concerning health or religion) or criminal record information in accordance with rights or duties imposed on it by law, including as regards safeguarding and employment, or from time to time by explicit consent where required. These reasons may include:

• To safeguard students’ welfare and provide appropriate pastoral (and where necessary, medical) care and to take appropriate action in the event of an emergency, incident or accident, including by disclosing details of an individual’s medical condition where it is in the individual’s interests to do so: for example, for medical advice, social services, insurance purposes or to organisers of school trips.
• To provide educational services in the context of any special educational needs of a student.
• To provide spiritual education in the context of any religious beliefs.
• In connection with employment of its staff, for example welfare or pension plans.
• For legal and regulatory purposes (for example child protection, diversity monitoring and health and safety) and to comply with the legal obligations and duties of care.

TYPES OF PERSONAL INFORMATION HANDLED

This will include by way of example:

1. Names, addresses, telephone numbers, e-mail addresses and other contact details.
2. Vehicle details (for those who use our car parking facilities).
3. ID numbers, passports, insurance, background checks.
4. Bank details and other financial information, e.g. about parents who pay fees to the School.
5. Past, present and prospective students’ academic, disciplinary, admissions and attendance records (including information about any special needs), employment information and examination scripts and marks.
6. Past, present and prospective parents’ employment information, family status, documents issued by a Court or by a public authority, powers of attorney, etc.
7. Where appropriate, information about individuals’ health, and contact details for their next of kin.
8. References given or received by the school about students, and information provided by previous educational establishments and/or other professionals or the school working with students.
9. Images of students (and occasionally other individuals) engaging in the school activities, and images captured by the school´s CCTV system (in accordance with the school’s policy on taking, storing and using images of students).
10. Parents or legally authorised persons can also accede to the location of the student in the bus transport service when the phone app or similar is used for the correct execution of such service.

The school also processes personal information from its employees, suppliers, interns, volunteers, officers, agents, contractors, advisors as well as those of its affiliates and third party agents engaged in supporting the school. The purposes for which the school use personal information of these individuals may include, among others:

• Administering the individual’s employment contract (including background checks).
• Insurance purposes.
• Marketing purposes.
• To satisfy the school’s legal, moral and fiduciary obligations, specially related to child safeguarding and protection.

TRANSFER OF INFORMATION BETWEEN OUR SCHOOLS

When a student has been accepted at, and is enrolling to another school, the school transfers information about the student to that new school. This may include copies of the student’s school records and health information.

This transfer of personal information enables the new school to continue to provide the services for the education of the student, to support the student’s social and emotional wellbeing and health and to fulfil legal requirements among other obligations.

As the School is integrated into the XCL Education international network of schools, it is possible for the student to study at any of the group’s schools, so the communication of personal information between the Schools will be necessary, including international transfer of personal information if appropriate, within the relevant legal conditions.

STORING AND SECURING INFORMATION

The School shall use the appropriate technical and organisational measures to ensure the security, confidentiality, integrity and privacy of the personal information, and the prevention of unauthorised access or unlawful processing against accidental loss, destruction or damage of the files.

UPDATING PERSONAL INFORMATION

The school endeavours to ensure that the information that we handle is always accurate, complete and up to date. Individuals that wish to update their information, may do so by contacting the Admissions Department and the student’s homeroom teacher, as relevant.

SHARING INFORMATION

The school will only share your information with third parties on a need-to-know basis and with your consent except in cases relating to legal requirements, safeguarding of children, criminal activity, or if required by legally authorised bodies (e.g., courts, police, social services, etc).

If the school decides to share information without parental consent and strictly under the cases stipulated by Law, we will record this in the student’s file, clearly stating our reasons.

The school will only share relevant information that is accurate and up to date. Our primary commitment is to the safety and well-being of the students in our care.

Some limited personal information is disclosed to authorised third parties we have engaged to process it, as part of the daily operation of our business, for example to run our payroll and accounts, legal advisors, etc.

PARENTAL RESPONSIBILITY

In cases of shared parental rights, regardless of who has legal custody, both parents have the right to receive the same information about the circumstances that occur in their child’s educational process, which obliges the school to guarantee the duplication of the information unless a judicial resolution is provided that establishes the deprivation of parental rights to any of the parents to some type of criminal measure prohibiting communication with the minor and / or his/her family.
All conflicts that could arise between parents in this regard must be brought before a family and juvenile court.

Parents will have the right to access to the academic and educational information of their children, even if they are of legal age or emancipated, as long as they incur alimony, or education expenses, or food expenses, in which case the legitimate right of information of the parents will prevail on the privacy rights of the student of legal age or emancipated.

SENDING COMMERCIAL COMMUNICATIONS

With consent, the school may send information or materials to parents and students, such as prospectuses, leaflets, newsletters, etc by e-mail or postal mail.

Individuals may withdraw consent at any time by informing the school in writing. The school will then take reasonable steps to remove the personal information from the relevant databases and distribution lists.

CONSENT TO USE IMAGES

The school emphasises the importance of celebrating student success and as such photos and videos of students are often used to showcase their skills and talents, as well as the day-to-day life of the school.

The school is committed to the protection of the images of students and we take compliance with privacy and protection of children very seriously, especially regarding consent to the publication of audio-visual contents of students, staff and other people who may appear in our publications.

At the beginning of the school year, the school requests authorisation to share students’ audio visual content on the School websites, marketing, social media channels, press and other promotional channels. Students of legal age can give their consent by themselves without parental authorisation without prejudice to parental supervision.

The school will never disseminate any photograph or video without parent or student consent.

The school is not responsible for any images taken and shared by parents or students without their express consent. In addition, the school does not authorise the use of the contents of its publications by third parties nor is the school responsible for any unauthorised uses.

The school will seek consent from parents to use the image/s and information once a year (as an appendix to the student contract) in relation to publicity, which covers the use of photos and names in the school yearbook.

To preserve the safety and privacy of students and parents in the school’s facilities, it is strictly forbidden to record videos or take photographs within the school campus except in specific organised events or circumstances in which it is permitted and with the limitations set forth above.

PERIOD OF RETENTION

Personal information will only be retained for the period of time required by law or if not required by law, to fulfil the purpose for which it was collected. Once the personal information is no longer required or permitted to be retained for legal or business purposes, it will be destroyed or made anonymous by pseudonymisation.

ACCURACY AND SECURITY OF PERSONAL INFORMATION

The school will endeavour to ensure that all personal information held in relation to an individual is as up to date and accurate as possible. Individuals must notify the school at least on an annual basis of any changes to information held about them. Responsibility for changes in information relating to students rests with the parents.

The individual has the right to request that any inaccurate or out-of-date information about them is erased or corrected.

The school will take appropriate technical and organisational steps to ensure the security of personal information about individuals, including policies around use of technology and devices, and access to the school´s systems. School employees will be made aware of this policy and shall receive relevant training.

COOKIES

The School website tracks web browsing patterns to better understand how our website is being used. This generic information is collected through the use of session cookies. The cookies used by our websites are associated with an anonymous user and their computer, and they are not related to the user’s personal information.

The cookies used in our websites are all temporary, with the sole purpose of making future transmission more efficient. In no case will the cookies be used in order to collect personal information.

IP ADDRESSES
The website servers will automatically be able to detect the IP Address and domain name used by the user. All of this information is collected in a file about server activity that allows subsequent handling of personal information with the aim to collect statistical measurements only, which show the number of printed pages, the number of visits to web services, the reasons of the visit, the point of access, etc.

SECURITY
The website uses information security technologies which are accepted throughout the industry, such as Firewalls, methods to control access and cryptic mechanisms. All of these have the objective of preventing unauthorised access to the information. In order to carry out these purposes, the user/ client accepts that the provider collects information for purposes of authentication for access control.

The school may update the cookies policy from time-to-time by posting a new version on the website.

EDUCATIONAL APPLICATIONS

The school uses a school management information system (MIS) as well as different educational and learning platforms to complement teaching (SAAS / cloud computing services). These platforms store and process sensitive information of parents, teachers, and students strictly for internal and educational purposes.

The teachers request, prior to their use, authorisation from the school. Each authorisation request involves the assessment of the application from the point of view of protection of personal information and information security as well as the subsequent authorisation or denial by the school.

All users of these platforms have restricted access through industry standard password protection.

The use of such educational platforms does not imply at any moment the transmission of a student’s personal information to the application’s service provider so that they can use such personal information for their own purposes or store the permanently. The school will always retain its right to access to a student’s personal information and its deletion when deemed appropriate.

These platforms are in strict compliance with the legislation of protection of personal information and assure the adoption of sufficient guarantees in case there is an international transfer of information.

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