APPELS D'OFFRES

Le service des achats de XCL World Academy est le point de contact unique pour toutes les activités centralisées de commande et d'approvisionnement. Cette politique définit le cadre et les lignes directrices pour l'acquisition de biens et services auprès de fournisseurs externes.

L'école encourage les fournisseurs à communiquer directement avec le service des achats. Il est fortement conseillé aux fournisseurs de ne pas fournir de biens ou de services à l'école sans avoir obtenu un bon de commande autorisé du service des achats de XCL World Academy. Toute acquisition de biens et services nécessiterait l'émission d'un bon de commande comme engagement écrit de XCL World Academy envers les fournisseurs externes.

Veuillez noter que les utilisateurs finaux (« Demandeurs ») au sein de l'école n'ont PAS l'autorité d'émettre des bons de commande ou de signer des contrats/accords avec des tiers au nom de XCL World Academy. Les achats effectués au nom de l'école sans bon de commande autorisé seront considérés comme invalides par XCL World Academy. XCL World Academy ne sera PAS tenue d'effectuer un paiement pour de tels biens ou services.

Le contrôle réussi des commandes et des achats au sein de l'école est une tâche complexe et, par la mise en œuvre efficace de cette politique, nous visons à :

• contribuer aux contrôles internes par lesquels l'école s'assure que ses finances sont correctement gérées,
• s'assurer que les approbations appropriées sont obtenues et que la séparation des tâches est respectée.
• démontrer que nous nous efforçons activement d'obtenir et de fournir la meilleure valeur marchande,
• parvenir à une compréhension commune de la manière dont nous passons les commandes et payons les biens et services.

L'école peut sélectionner un fournisseur de biens et de services en utilisant plusieurs méthodes, notamment :

• obtenir des devis officiels des fournisseurs
• lancer des appels d'offres

Nouveaux fournisseurs

Un fournisseur souhaitant devenir fournisseur pour XCL World Academy doit effectuer un processus d'enregistrement de fournisseur et fournir les documents suivants, sans s'y limiter :

• rempli et signé Formulaire d'information fournisseur (VIF)
• copie du formulaire ACRA du fournisseur imprimée dans les (3) trois mois suivant la demande

Processus d'achat

• L'achat de biens et de services auprès de tiers commence par l'initiation d'une demande d'achat interne par le demandeur.
• Le service des achats recherchera et évaluera les fournisseurs par le biais d'un processus d'appel d'offres concurrentiel afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix sur le marché. Les demandes d'achat seront partagées avec le demandeur.
• Toutes les demandes d'achat nécessitent l'approbation du (des) responsable(s) hiérarchique(s) du demandeur. Un bon de commande ne PAS ne sera émis qu'une fois toutes les approbations applicables obtenues.
• Une fois toutes les approbations reçues, le bon de commande sera émis par le service des achats et envoyé au fournisseur par voie électronique. En cas de divergence dans un bon de commande, le fournisseur doit en informer le service des achats dans les 3 jours suivant la date de réception du bon de commande, faute de quoi le bon de commande sera considéré comme accepté par le fournisseur.
• Le bon de commande sera approuvé pour paiement une fois que :
  • les biens/services ont été réceptionnés par le demandeur
  • la facture a été envoyée au service financier

Facturation

• Veuillez vous assurer que la facture fait référence à un numéro de bon de commande.
• Les factures doivent être envoyées rapidement après la livraison au service financier à l'adresse suivante : finance@xwa.edu.sg.
• Les paiements ne seront effectués que le 15 ou le 30 du mois suivant la date d'échéance du paiement. Les transactions qui tombent un jour férié ou non ouvrable seront traitées le jour ouvrable suivant.

Livraison

L'expédition est directe vers le campus de la XCL World Academy situé au 2 Yishun Street 42, 768039.

Heures de livraison : de 9h30 à 12h00 et de 16h00 à 17h00 (du lundi au vendredi).

Contact

N'hésitez pas à contacter notre équipe d'approvisionnement si vous avez des questions.

E-mail : procurement@xwa.edu.sg
Téléphone : (65) 6808 7321

‍