LICITACIONES

El Departamento de Adquisiciones de XCL World Academy es el único punto de contacto para todas las actividades centralizadas de pedidos y adquisiciones. Esta política establece el marco y las directrices para la adquisición de bienes y servicios de proveedores externos.

El colegio anima a los proveedores a comunicarse directamente con el Departamento de Adquisiciones. Se recomienda encarecidamente a los proveedores que no suministren bienes o servicios al colegio sin obtener una orden de compra autorizada del Departamento de Adquisiciones de XCL World Academy. Cualquier adquisición de bienes y servicios requerirá la emisión de una orden de compra como compromiso por escrito de XCL World Academy con los proveedores externos.

Tenga en cuenta que los usuarios finales («solicitantes») dentro de la escuela NO tienen autoridad para emitir órdenes de compra o firmar contratos/acuerdos con terceros en nombre de XCL World Academy. Las compras realizadas en nombre de la escuela sin una orden de compra autorizada serán consideradas inválidas por XCL World Academy. XCL World Academy NO será responsable de realizar ningún pago por dichos bienes o servicios.

El control exitoso de los pedidos y las compras dentro de la escuela es una tarea compleja y, mediante la implementación efectiva de esta política, nuestro objetivo es:

• contribuir a los controles internos mediante los cuales la escuela garantiza que sus finanzas se gestionan correctamente,
• garantizar que se obtengan las aprobaciones adecuadas y que se observe la segregación de funciones.
• demostrar que nos esforzamos activamente por obtener y ofrecer el mejor valor de mercado,
• lograr un entendimiento común de cómo realizamos pedidos y pagamos bienes y servicios.

La escuela puede seleccionar un proveedor de bienes y servicios utilizando diversos métodos, entre ellos:

• obtención de presupuestos oficiales de los proveedores
• convocatoria de licitaciones

Nuevos Proveedores

Un proveedor interesado en convertirse en proveedor de XCL World Academy debe realizar un proceso de registro de proveedores y presentar, entre otros, los siguientes documentos:

• completado y firmado Formulario de Información del Proveedor (FIP)
• copia del formulario ACRA del proveedor impreso dentro de los (3) tres meses siguientes a la solicitud

Proceso de Compra

• La compra de bienes y servicios a terceros comienza con el solicitante iniciando una solicitud interna.
• El Departamento de Adquisiciones buscará y evaluará proveedores mediante un proceso de licitación competitivo para obtener el mejor valor del mercado de suministro. Las solicitudes se compartirán con el solicitante.
• Todas las solicitudes requieren la aprobación del gerente directo del solicitante. Se emitirá una orden de compra NO se emitirá hasta que se hayan obtenido todas las aprobaciones aplicables.
• Una vez recibidas todas las aprobaciones, el Departamento de Adquisiciones emitirá la orden de compra y la enviará al proveedor electrónicamente. Si existe alguna discrepancia en una orden de compra, el proveedor deberá notificar al Departamento de Adquisiciones en un plazo de 3 días a partir de la fecha de recepción de la orden de compra; de lo contrario, se considerará que la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor.
• La orden de compra será aprobada para pago una vez que:
  • los bienes/servicios han sido recibidos por el Solicitante
  • la factura ha sido enviada al Departamento de Finanzas

Facturación

• Asegúrese de que la factura incluya una referencia al número de orden de compra.
• Las facturas deben enviarse por correo sin demora al Departamento de Finanzas después de la entrega a finance@xwa.edu.sg.
• Los pagos se emitirán únicamente los días 15 o 30 del mes siguiente a la fecha de vencimiento del pago. Las transacciones que caigan en un día festivo o no laborable se procesarán el siguiente día hábil.

Entrega

El envío se realiza directamente al campus de XCL World Academy, ubicado en 2 Yishun Street 42, 768039.

Horario de entrega: de 9:30 a 12:00 y de 16:00 a 17:00 (de lunes a viernes).

Contacto

No dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de Adquisiciones si tiene alguna pregunta.

Correo electrónico: procurement@xwa.edu.sg
Teléfono: (65) 6808 7321

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