XCL世界学院采购部是所有集中采购活动的唯一联系点。本政策规定了从外部供应商采购商品和服务的框架和指导方针。

学校鼓励供应商直接与采购部联系。强烈建议供应商在未获得XCL世界学院采购部授权的采购订单前，不要向学校提供商品或服务。任何商品和服务的采购都需要签发采购订单，作为XCL世界学院对外部供应商的书面承诺。

请注意，学校内部的最终用户（“申请人”）无权以XCL世界学院的名义发出任何采购订单或与外部方签署任何合同/协议。未经授权采购订单以学校名义进行的采购将被XCL世界学院视为无效。XCL世界学院将不对该等商品或服务承担任何付款责任。

学校内部订购和采购的成功控制是一项复杂的任务，通过有效实施本政策，我们旨在：

• 促进学校内部控制，确保财务管理得当；
• 确保获得适当批准并遵守职责分离原则；
• 证明我们积极争取并提供最佳市场价值；
• 达成关于我们如何订购和支付商品及服务的共识。

学校可通过多种方式选择商品和服务供应商，包括：

• 获取供应商的正式报价
• 招标

新供应商

有意成为XCL世界学院供应商的单位必须完成供应商注册流程，并提供（但不限于）以下文件：

• 已填写并签署 供应商信息表 (VIF)
• 供应商ACRA表格的副本，打印日期须在申请之日起三(3)个月内

采购流程

• 从外部方采购商品和服务的流程始于申请人发起内部采购申请。
• 采购部将通过竞争性招标流程采购和评估供应商，以从供应市场获得最佳价值。采购申请将与申请人共享。
• 所有采购申请均需获得申请人直线经理的批准。采购订单将 不得 待所有适用批准获得后方可签发。
• 收到所有批准后，采购订单将由采购部签发并以电子方式发送给供应商。如果采购订单有任何差异，供应商应在收到采购订单之日起3天内通知采购部，否则将视为供应商已接受该采购订单。
• 采购订单将在以下情况获得付款批准：
  • 货物/服务已由申请人签收
  • 发票已发送至财务部

账单/发票

• 请确保发票上注明采购订单号。
• 发票应在送货后及时寄送至财务部，地址为 finance@xwa.edu.sg.
• 付款将在付款到期日后的当月15日或30日发放。遇公共假期/非工作日的交易将在下一个工作日处理。

送货

货物将直接运送至XCL世界学院校区，地址为2 Yishun Street 42, 768039。

送货时间：上午9:30至中午12:00及下午4:00至5:00（周一至周五）。

联系方式

如有任何疑问，请随时联系我们的采购团队。

电子邮件: procurement@xwa.edu.sg
电话: (65) 6808 7321

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