XCLワールドアカデミー調達部は、すべての一元化された発注および調達活動の窓口です。この方針は、外部サプライヤーからの物品およびサービスの調達に関する枠組みとガイドラインを定めています。

学校はサプライヤーの皆様に、調達部と直接連絡を取るよう奨励しています。XCLワールドアカデミー調達部からの正式な発注書なしに、学校に物品やサービスを提供しないよう強くお勧めします。物品やサービスを調達する際は、XCLワールドアカデミーから外部サプライヤーへの書面による約束として、発注書の発行が必要です。

学校内のエンドユーザー（「申請者」）は、XCLワールドアカデミーの名義で発注書を発行したり、外部と契約/合意書を締結したりする権限はありませんのでご注意ください。承認された発注書なしに学校名義で行われた購入は、XCLワールドアカデミーによって無効とみなされます。XCLワールドアカデミーは、そのような物品またはサービスに対するいかなる支払いについても責任を負いません。

学校内での発注および購入の適切な管理は複雑な業務であり、この方針を効果的に実施することにより、以下のことを目指します。

• 学校が財務を適切に管理していることを保証する内部統制に貢献すること。
• 適切な承認が得られ、職務分掌が遵守されることを確実にすること。
• 最高の市場価値を得て提供するために積極的に努力していることを示すこと。
• 物品やサービスの注文方法と支払い方法について共通の理解を深めること。

本校は、物品およびサービスのサプライヤーを以下の複数の方法を用いて選定する場合があります。

• サプライヤーからの正式な見積書の取得
• 入札の募集

新規サプライヤー

XCLワールドアカデミーのサプライヤーになることに興味のあるサプライヤーは、業者登録プロセスを実行し、以下の書類を提出する必要があります（ただし、これらに限定されません）。

• 記入済みで署名されたもの 業者情報フォーム（VIF）
• 申請から3ヶ月以内に発行されたサプライヤーのACRAフォームのコピー

調達プロセス

• 外部からの物品およびサービスの購入は、申請者が内部申請を開始することから始まります。
• 調達部門は、競争入札プロセスを通じてサプライヤーを調達・評価し、サプライヤー市場から最高の価値を得ます。申請書は申請者と共有されます。
• すべての申請書は、申請者の直属の上司からの承認が必要です。発注書は 不可 必要な承認がすべて得られるまで発行されません。
• すべての承認が得られ次第、発注書は調達部によって発行され、サプライヤーに電子的に送付されます。発注書に不一致がある場合、サプライヤーは発注書受領日から3日以内に調達部に通知する必要があります。通知がない場合、発注書はサプライヤーによって受諾されたものとみなされます。
• 以下の条件が満たされ次第、発注書は支払承認されます。
  • 商品/サービスが依頼者によって受領されていること
  • 請求書が財務部に送付されていること

請求書発行

• 請求書には必ず発注書番号を記載してください。
• 請求書は、配達後速やかに財務部宛に郵送してください。 finance@xwa.edu.sg.
• 支払いは、支払い期日の翌月の15日または30日にのみ発行されます。祝日または非営業日にあたる取引は、翌営業日に処理されます。

配送

配送は、2 Yishun Street 42, 768039 にあるXCLワールドアカデミーのキャンパスへ直接行われます。

配達時間: 午前9時30分～午後12時、午後4時～午後5時（月曜日～金曜日）

お問い合わせ

ご不明な点がございましたら、お気軽に調達チームまでお問い合わせください。

メール: procurement@xwa.edu.sg
電話: (65) 6808 7321

‍