المناقصات

قسم المشتريات في أكاديمية XCL العالمية هو نقطة الاتصال الوحيدة لجميع أنشطة الطلب والمشتريات المركزية. تحدد هذه السياسة الإطار والمبادئ التوجيهية لشراء السلع والخدمات من الموردين الخارجيين.

تشجع المدرسة الموردين على التواصل مباشرة مع قسم المشتريات. يُنصح الموردون بشدة بعدم تقديم سلع أو خدمات للمدرسة دون الحصول على أمر شراء معتمد من قسم المشتريات في أكاديمية XCL العالمية. يتطلب أي شراء للسلع والخدمات إصدار أمر شراء كالتزام كتابي من أكاديمية XCL العالمية تجاه الموردين الخارجيين.

يرجى ملاحظة أن المستخدمين النهائيين ("مقدمي الطلبات") داخل المدرسة ليس لديهم صلاحية إصدار أي أوامر شراء أو توقيع أي عقود/اتفاقيات مع أطراف خارجية باسم أكاديمية XCL العالمية. ستعتبر أكاديمية XCL العالمية المشتريات التي تتم باسم المدرسة دون أمر شراء مصرح به غير صالحة. ولن تكون أكاديمية XCL العالمية مسؤولة عن سداد أي دفعات مقابل هذه السلع أو الخدمات.

إن التحكم الناجح في عمليات الطلب والشراء داخل المدرسة مهمة معقدة، ومن خلال التنفيذ الفعال لهذه السياسة، نهدف إلى:

• المساهمة في الضوابط الداخلية التي تضمن بها المدرسة إدارة شؤونها المالية بشكل صحيح،
• ضمان الحصول على الموافقات الصحيحة، ومراعاة الفصل بين المهام.
• إظهار أننا نسعى بنشاط نحو الحصول على أفضل قيمة سوقية وتقديمها،
• تحقيق فهم مشترك لكيفية تقديم الطلبات والدفع مقابل السلع والخدمات.

قد تختار المدرسة موردًا للسلع والخدمات باستخدام عدد من الطرق، منها:

• الحصول على عروض أسعار رسمية من الموردين
• الدعوة إلى المناقصات

الموردون الجدد

يجب على المورد الذي يرغب في أن يصبح موردًا لأكاديمية XCL العالمية إتمام عملية تسجيل الموردين وتقديم المستندات التالية، على سبيل المثال لا الحصر:

• مكتمل وموقع نموذج معلومات المورد (VIF)
• نسخة من نموذج ACRA الخاص بالمورد مطبوعة خلال (3) ثلاثة أشهر من تاريخ التقديم

عملية الشراء

• تبدأ عملية شراء السلع والخدمات من الأطراف الخارجية بقيام مقدم الطلب ببدء طلب شراء داخلي.
• ستقوم إدارة المشتريات بتحديد وتقييم الموردين من خلال عملية المناقصة التنافسية للحصول على أفضل قيمة من سوق التوريد. سيتم مشاركة طلبات الشراء مع مقدم الطلب.
• تتطلب جميع طلبات الشراء موافقة/موافقات من المدير المباشر لمقدم الطلب. سيتم إصدار أمر شراء لا يتم إصداره حتى يتم الحصول على جميع الموافقات اللازمة.
• بمجرد استلام جميع الموافقات، سيتم إصدار أمر الشراء من قبل قسم المشتريات وإرساله إلى المورد إلكترونيًا. في حال وجود أي تباين في أمر الشراء، يجب على المورد إخطار قسم المشتريات في غضون 3 أيام من تاريخ استلام أمر الشراء، وإلا سيعتبر أن أمر الشراء قد تم قبوله من قبل المورد.
• سيتم الموافقة على أمر الشراء للدفع بمجرد:
  • تم استلام السلع/الخدمات من قبل الطالب
  • تم إرسال الفاتورة إلى قسم المالية

الفواتير/إصدار الفواتير

• يرجى التأكد من أن الفاتورة تتضمن إشارة إلى رقم أمر الشراء.
• يجب إرسال الفواتير فور التسليم إلى قسم المالية على العنوان التالي: finance@xwa.edu.sg.
• سيتم إصدار الدفعات فقط في اليوم الخامس عشر أو الثلاثين من الشهر التالي لتاريخ استحقاق الدفع. سيتم معالجة المعاملات التي تصادف عطلة رسمية/يوم غير عمل في يوم العمل التالي.

التسليم

يتم الشحن مباشرة إلى حرم أكاديمية XCL العالمية الكائن في 2 Yishun Street 42, 768039.

وقت التسليم: من 9:30 صباحًا إلى 12:00 ظهرًا ومن 4:00 إلى 5:00 مساءً (من الاثنين إلى الجمعة).

الاتصال

لا تترددوا في الاتصال بفريق المشتريات لدينا إذا كان لديكم أي أسئلة.

البريد الإلكتروني: procurement@xwa.edu.sg
الهاتف: (65) 6808 7321

‍