XCL世界學院採購部門是所有集中訂購和採購活動的單一聯絡點。本政策闡明了向外部供應商採購商品和服務的框架和準則。

學校鼓勵供應商直接與採購部門聯繫。強烈建議供應商在未取得XCL世界學院採購部門的授權採購訂單前，請勿向學校提供商品或服務。任何商品和服務的採購，都必須發出採購訂單，作為XCL世界學院對外部供應商的書面承諾。

請注意，學校內的最終使用者（「請購人」）不得以XCL世界學院的名義發出任何採購訂單或與外部廠商簽署任何合約/協議。未經授權採購訂單而以學校名義進行的採購將被XCL世界學院視為無效。XCL世界學院將不對此類商品或服務支付任何款項。

學校內部訂購和採購的成功控制是一項複雜的任務，透過有效實施本政策，我們的目標是：

• 協助建立學校確保財務妥善管理的內部控制機制，
• 確保取得適當核准並遵守職責分離原則。
• 展現我們積極爭取並提供最佳市場價值，
• 達成對我們如何下訂單及支付商品和服務費用的共識。

學校可透過多種方式選擇商品和服務供應商，包括：

• 向供應商取得正式報價
• 招標

新供應商

有意成為XCL世界學院供應商的廠商，必須完成供應商註冊流程並提供以下文件，但不限於：

• 已填妥並簽署 供應商資料表 (VIF)
• 供應商的ACRA表格副本，列印日期須在申請日期的三(3)個月內

採購流程

• 向外部廠商採購商品和服務的流程始於請購人發起內部請購。
• 採購部門將透過競爭性招標流程尋找並評估供應商，以從供應市場中獲取最佳價值。請購單將與請購人分享。
• 所有請購單均需經請購人直屬經理核准。採購訂單將 不得 需待所有相關核准取得後方可發出。
• 一旦收到所有核准，採購訂單將由採購部發出並以電子方式發送給供應商。如果採購訂單有任何差異，供應商應在收到採購訂單之日起 3 天內通知採購部，否則將視為供應商已接受該採購訂單。
• 採購訂單將在以下情況下獲准付款：
  • 貨物/服務已由申請人簽收
  • 發票已寄送至財務部

帳單/發票

• 請確保發票上註明採購訂單編號。
• 發票應在送貨後立即寄送至財務部，地址為 finance@xwa.edu.sg.
• 款項將僅在付款到期日後的該月 15 日或 30 日支付。若交易日適逢國定假日或非營業日，則將於下一個營業日處理。

送貨

貨物將直接運送至 XCL 世界學院校區，地址為 2 Yishun Street 42, 768039。

送貨時間：上午 9:30 至 中午 12:00 及 下午 4:00 至 5:00 (週一至週五)。

聯絡方式

如有任何疑問，請隨時聯絡我們的採購團隊。

電子郵件：procurement@xwa.edu.sg
電話：(65) 6808 7321

‍